従来は、ボイスレコーダーで録音した音声を何度も繰り返し聞きながら、人力で書き起こし作業を行っており、議事録作成の効率化と職員の負担軽減が課題となっていました。
はじめは他社のクラウド型 議事録作成支援システムを導入しましたが、音声認識の精度が低く、十分な効果が得られませんでした。
職員の負担を減らし行政事務の効率化を図るためにシステムの見直しを行い、ProVoXTを導入しました。

議事録作成は職員以外に、会計年度任用職員（臨時職員）が担当することもあるため、誰でも使いやすいシステムであることが重要でした。
また、認識精度の高さや、サポート体制の万全性、他の自治体への十分な稼働実績も重視しました。各社のデモンストレーションの際に、実際にテストデータを音声認識させ認識精度の比較を行った結果、ProVoXTが最も精度が高いと感じ、導入しました。

議会事務局をはじめ、多くの課所室でProVoXTを利用しています。議会などの一般に公開する文書から、課内協議・業者との協議の記録まで、用途はさまざまです。
認識精度が高く、音声認識処理にかかる時間が短いため、議事録作成が大幅に効率化されました。特に長時間の会議の議事録作成を担う課所室からは、業務負荷が非常に軽くなったと好評です。
また、集音性の高い録音・録画機材を利用することで認識精度がさらに向上したという声も上がっています。